Узнайте, какой вечер нужен коллегам

До бронирования проведите короткий опрос: кто собирается прийти, до какого времени планирует остаться, хочет ли петь и какие песни предпочитает. Добавьте вариант «приду послушать». Коллегам не нужно объяснять свой выбор. Если человек не предложил песню, это ещё не значит, что он отказывается от встречи.

Не угадывайте музыкальные вкусы по возрасту или должности. Соберите пожелания всех участников: русские и зарубежные песни, спокойные композиции и энергичные номера. По нескольким заявкам можно заранее проверить каталог площадки; наличие нужной версии песни уточните отдельно. Если большинству важнее поговорить, отведите больше времени на ужин, а музыкальные блоки сделайте короткими.

Выберите общий зал или закрытое пространство

Общий зал подойдёт команде, которой нравится клубная атмосфера и не нужна отдельная программа. Уточните, где будут стоять ваши столы, как устроена очередь и можно ли сделать короткое поздравление. Если в зале есть другие гости, не рассчитывайте, что коллеги смогут спеть подряд или в назначенное время.

Закрытый зал удобнее, если вы хотите сами определять порядок выступлений, устроить банкет и делать паузы для разговоров. Уточните, что именно бронируете: отдельную комнату, часть зала или всё заведение. От этого зависит, будет ли пространство только в вашем распоряжении. Попросите показать, как разместят ваше количество гостей, где находятся проходы и экран и есть ли место для спокойного общения. Если кому-то из участников нужен доступный вход или санузел, проверьте это заранее.

При осмотре попросите включить музыку и микрофон. Проверьте, видны ли слова с дальних мест и можно ли разговаривать за столом. Узнайте, кто помогает с техникой и к кому обращаться, если музыка окажется слишком громкой.

Проверка закрытого зала для корпоратива: размещение гостей, видимость экрана и место для общения
При осмотре зала проверьте, удобно ли гостям сидеть, читать слова и разговаривать.

Согласуйте расходы и условия бронирования

Запросите письменный расчёт на выбранную дату, количество гостей и продолжительность вечера. Попросите отдельно указать аренду, еду, напитки, обслуживание, работу ведущего и дополнительные услуги. Если площадка предлагает депозит — сумму, которую нужно потратить на заказы, — уточните, что в него входит. Также спросите, оплачиваются ли песни отдельно, сколько стоит продление и есть ли сбор за свои напитки.

Назначьте одного человека, который будет согласовывать дополнительные заказы от компании. Заранее объясните коллегам, что оплачивает работодатель, а за какие покупки они платят сами. Так при расчёте будет понятно, какие расходы входят в общий счёт.

До внесения предоплаты уточните, заключает ли площадка договор и принимает ли оплату от юридического лица. Спросите, какие закрывающие документы она выдаёт и в какие сроки. Обсудите отмену, перенос даты и изменение количества гостей. Зафиксируйте договорённости письменно: условия вашей брони нужно согласовать именно с выбранной площадкой.

Подготовьте программу с правом отказаться

Начните с ужина и короткого приветствия. Затем дайте возможность спеть желающим и сделайте перерыв для общения. Завершение вечера оставьте свободным: кто-то захочет продолжить петь, а кто-то уйдёт раньше. В приглашении укажите время основной части, чтобы коллеги могли спланировать вечер.

Договоритесь с ведущим, что он не вызывает людей без заявки и спокойно принимает отказ. Дуэт и общий припев тоже должны оставаться добровольными. Не составляйте пары «начальник — подчинённый» и не стройте соревнование отделов вокруг служебной иерархии. Если участники хотят поиграть, заранее согласуйте формат и оставьте возможность пропустить игру.

  • Составьте очередь из добровольных заявок и объясните, когда можно выступить повторно.
  • Предложите слушателям общение за столом или необязательную музыкальную викторину, в которой никого не вызывают персонально.
  • Исключите из сценария оценку вокала, штрафы за отказ и шутки о рабочих качествах коллег.
Добровольная программа корпоратива: ужин, выступления по заявкам и перерыв для общения
Включайте выступления по заявкам и оставляйте паузы для общения.

Договоритесь о съёмке и завершении вечера

Заранее сообщите, если на встрече будет фотограф. Спросите согласие на съёмку и размещение кадров в рабочем чате или публичных каналах. Перед публикацией покажите выбранные фотографии тем, кто на них изображён, и согласуйте размещение. Отказ от съёмки не должен мешать участию в празднике.

Отправьте коллегам адрес, ориентир входа и время окончания основной программы. Пусть каждый выберет удобный способ добраться домой. Если вы организуете трансфер, сообщите маршрут и порядок записи. Тем, кто возвращается самостоятельно, дайте возможность уйти вовремя. После вечера проверьте счёт и получение документов, а затем коротко спросите коллег, что было удобно. Эти ответы пригодятся при подготовке следующей встречи.

Вопросы и ответы

Нужен ли профессиональный ведущий для небольшой команды?

Если команде достаточно свободной очереди, уточните, может ли сотрудник площадки помочь с её организацией. Для поздравлений и нескольких блоков программы может пригодиться ведущий. Заранее согласуйте его задачи и манеру общения с участниками.

Что делать, если на корпоратив пришло меньше людей?

Сообщите администратору и спросите, можно ли изменить заказ еды или размещение гостей. Пересчёт зависит от условий бронирования. Обсудите этот случай до внесения предоплаты.

Можно ли прийти на корпоратив и совсем не петь?

Да. Прямо укажите это в приглашении и предупредите ведущего. Слушать выступления и общаться с коллегами — полноценный способ участвовать во встрече.

Хорошего вечера и любимых песен.Собрать свой репертуар →